メールやネットで受け取った請求書・領収書は「データのまま」保存:2024年1月から、電子取引のデータはプリントアウトして消すのではなく、データが原本。売上高5,000万円以下ならダウンロードの求めに応じれば検索要件は不要
国税庁の「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」(2023年12月)と電子取引データのリーフレットによると、メールの添付ファイルやウェブサイト上で受け取った・送った請求書、領収書、契約書、見積書などの電子取引データは、2024年1月からは消さずにデータのまま保存する必要があります(データが原本)。保存の要件は、モニター・操作説明書の備え付けと「日付・金額・取引先」での検索(可視性)、改ざん防止(真実性)で、改ざん防止は「事務処理規程」を定めて守る方法でもかまいません。2課税年度前の売上高が5,000万円以下の人などは、税務調査で「ダウンロードの求め」に応じられれば検索要件は不要です。準備が間に合わない相当の理由があるときの猶予措置もあります。
プレ男副業の経費、ネットで買ったものの領収書は印刷してファイルしてるんだけど、これでいいの?
メル美2024年からは、データのまま保存しないといけないんだって。国税庁の資料を見てみよう。
今回は、「電子取引データの保存」(電子帳簿保存法)です。国税庁の「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」(2023年12月)と、リーフレット「電子取引データ」で確認した内容をまとめました。
保存が必要な電子取引データ
- 紙でやりとりしていたら保存が必要な情報がふくまれる電子データです
- 例:請求書、領収書、契約書、見積書など
- 受け取ったときだけでなく、送ったときも保存が必要です
- たとえば、メールの本文・添付ファイルで請求書をやりとりした場合や、ウェブサイトで備品を買って、領収書がサイト上だけに表示される場合などです
2024年1月からは「データが原本」
- 以前はプリントアウトした書面を保存していた人も、2024年1月からは、電子取引データを消さずに保存する必要があります
- 国税庁の資料は「電子取引データが原本ですので、これをそのまま保存してください」としています
- 保存するデータの範囲は、これまで書面で保存していたものと変わりません
プレ男印刷したあとにデータを消しちゃダメなんだ!
保存のしかた
| 要件 | 内容 |
|---|---|
| 可視性 ① | パソコン・モニターや操作説明書などを備え付ける |
| 可視性 ② | 「日付・金額・取引先」で検索できるようにする |
| 真実性 | 改ざんを防ぐ措置をとる |
- 検索は、専用システムがなくても、表計算ソフトで索引簿をつくる方法や、ファイル名に「日付_金額_取引先」をつける方法でもよいとされています(例:「20210131_110000_㈱霞商店」)
- 改ざん防止は、タイムスタンプや履歴が残るシステムのほか、「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を定めて守る方法でもかまいません。規程のサンプルは国税庁のホームページにあります
検索要件がいらない場合
- 2課税年度前の売上高が5,000万円以下の人、または電子取引データをプリントアウトして日付・取引先ごとに整理している人は、税務調査などで電子取引データの「ダウンロードの求め」に応じられるようにしていれば、②の検索要件は不要です
準備が間に合わないとき(猶予措置)
- 次の2つを満たせば、電子取引データを保存しておくだけでもよいとされています
- ルールどおりに保存できなかったことについて、税務署長が相当の理由があると認める場合(事前申請は不要。人手不足、システム整備が間に合わない、資金不足など幅広い理由で認められるとしています)
- 税務調査などで、データのダウンロードと、プリントアウトした書面の提示・提出の求めに応じられる場合
メル美ファイル名のつけ方を決めておくだけでも、検索の要件を満たせるんだね。
- この記事で使った国税庁の資料は、2023年12月時点のものです
国税庁の資料によると、2024年1月から、メールやネットで受け取った請求書・領収書などの電子取引データは、消さずにデータのまま保存する必要があります。
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まとめ
- メールやネットで受け取った・送った請求書・領収書はデータのまま保存
- 2024年1月から、データが原本(印刷して消すのはNG)
- 「日付・金額・取引先」で探せるように(ファイル名のルールでも可)
- 売上高5,000万円以下なら、ダウンロードの求めに応じれば検索要件は不要
参考文献
- 国税庁. 令和6年1月からの電子取引データの保存方法(2023年12月). https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023011-012.pdf (閲覧日:2026年10月10日)
- 国税庁. 電子取引データ(リーフレット、2021年11月・12月改訂). https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0021011-068.pdf (閲覧日:2026年10月10日)
この記事は一般的な情報提供を目的としたもので、個別の診断・治療に代わるものではありません。 気になる症状や不安がある場合は、医療機関にご相談ください。